Projektkoordination e-Studierendenakte (m/w/d)

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rund 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.

Am Rechenzentrum der Christian-Albrechts-Universität (CAU) zu Kiel ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Projektkoordination e-Studierendenakte (m/w/d)

befristet bis zum 31. Dezember 2026 zu besetzen. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit entspricht einer Vollbeschäftigung (z. Z. 38,70 Stunden). Bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe E 13 TV-L.

Mit 27.000 Studierenden und rund 3.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) die älteste, größte und bekannteste Universität im Land zwischen den Meeren. Sie ist die einzige Volluniversität Schleswig-Holsteins und blickt auf eine lange, erfolgreiche Tradition zurück. Sieben Nobelpreisträger wirkten hier. Die CAU wurde im Jahre 1665 gegründet.

Das Rechenzentrum der Universität Kiel ist als zentrale Einrichtung verantwortlich für Projektierung und Betrieb der hochschulweiten Datenkommunikation, leistungsfähiger zentraler Computer- und Storage-Ressourcen in unterschiedlichen Leistungsklassen sowie zentraler Anwendungen für Forschung, Lehre und Verwaltung. Die Abteilung 'Studium, Lehre, Verwaltung' entwickelt und betreibt campusweite Informations- und IT-Systeme. Eines dieser Systeme ist das Dokumenten-managementsystem des Unternehmens d.velop, welches eine einheitliche Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung zahlreicher Hochschulinformationen ermöglicht.

Um die Digitalisierung von Studium und Lehre an der CAU weiter zu befördern, entwickeln das Rechenzentrum und der Geschäftsbereich Akademische Angelegenheiten ein Einführungskonzept für eine e-Studierendenakte. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit, die das Einführungskonzept maßgeblich mitgestaltet und die verschiedenen Akteure an der CAU sowie die Zusammenarbeit mit den externen Dienstleistern koordiniert. Hierzu gehört auch der Aufbau einer Netzwerkstruktur mit anderen Hochschulen auf Landesebene sowie der Austausch mit dem zuständigen Ministerium.

Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:

• Entwicklung des Einführungskonzepts einschließlich der Projektkommunikation und des Informationsmanagements
• Koordination des Veränderungs- und Akzeptanzmanagements im Rahmen des Projektes,
• Anforderungsmanagement unter besonderer Berücksichtigung der Bedarfe des Studierendenservice und der Prüfungsverwaltung
• Begleitung der Prozesserhebung und -optimierung in den Fachabteilungen, und Abgleich mit den Standardprozessen der Software
• Planung, Beauftragung und Steuerung der Umsetzung von IT-Maßnahmen durch IT-Dienstleister
• Koordination der Erstellung von Konzepten zu Konfiguration, Organisation, Nutzung, Rollen und Berechtigungen, Schnittstellen
• Planung und Koordination des Rollouts, der Anwenderschulungen und der Tests

Sie verfügen über:

• ein für die Tätigkeit förderliches, abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master oder gleichwertig) idealerweise mit verwaltungs-, wirtschafts- oder informationstechnischem Schwerpunkt,
• nachweisbare Erfahrung in der Betreuung einer die Geschäftsprozesse unterstützenden IT-Fachanwendung unter Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben
  oder
• nachweisbare Tätigkeit in einer organisatorischen Querschnittseinheit mit dem Aufgabenschwerpunkt auf der Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse und mindestens einjährige Projektkoordinationserfahrung,
• Erfahrungen in der Erstellung und Umsetzung adressatengerechter Konzepte.

Idealerweise verfügen Sie über:

• Kenntnisse und Berufserfahrung im Rahmen von IT- und Digitalisierungsprojekten, idealerweise in Hochschulen und im Kontext von Dokumentenmanagementsystemen,
• Kenntnisse und Erfahrungen im Prozessmanagement und in der IT-gestützten Prozessmodellierung,
• Erfahrungen mit Veränderungsprozessen,
• ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Eigenverantwortung, kombiniert mit der Fähigkeit kreativ, flexibel und mit Improvisationsgeschick zeitnah auf Veränderungen zu reagieren,
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie die Fähigkeit zur zielgruppengerechten Aufbereitung komplexer Sachverhalte,
• eine serviceorientierte Denkweise und praxisorientierte Entwicklung von Lösungsansätzen,
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse.

Wir bieten Ihnen:

Es erwarten Sie anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und motivierten Kolleg*innen aus den zentralen und dezentralen Bereichen der Hochschule. Sie bekommen die Möglichkeit, Verantwortung in einem Projekt zu übernehmen, welches die Studienorganisationsprozesse in den kommenden Jahren maßgeblich verändern wird und damit Auswirkungen auf den Studien- und Arbeitsalltag von einem Großteil der CAU-Angehörigen hat. Gemeinsam mit allen beteiligten Akteur*innen tragen Sie maßgeblich zur digitalen Transformation der Universität bei.

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung einschließlich der Möglichkeit einer anteiligen Arbeit im Homeoffice und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket und sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.

Die Hochschule ist bestrebt, den Anteil von weiblichen Beschäftigten zu erhöhen und fordert deshalb entsprechend qualifizierte Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Frauen werden bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Ihre aussagekräftige und vollständige Bewerbung senden Sie bitte bis zum 21. Januar 2024 per E-Mail in einer PDF-Datei unter Angabe des Stichworts „e-Studierendenakte“ an bewerbungen@rz.uni-kiel.de, Rechenzentrum der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.

Rückfragen richten Sie bitte unter Nennung des obigen Stichworts per E-Mail an bewerbungen@rz.uni-kiel.de.

Auf die Vorlage von Lichtbildern/Bewerbungsfotos verzichten wir ausdrücklich und bitten daher, hiervon abzusehen. Bitte beachten Sie, dass nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens alle Unterlagen vernichtet werden.